§ 1. Forretningsordenens indretning

Stk. 1        Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, jf. vedtægterne § 6 stk. 4.

Stk. 2        Formanden har pligt til at sikre sig at nyvalgte bestyrelsesmedlemmer har adgang til gældende vedtægter og gældende forretningsorden på førstebestyrelsesmøde efter de er valgt.

§ 2. Konstituering og afholdelse af bestyrelsesmøder

Stk. 1        Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær jf. vedtægterne § 6 stk. 3.

Stk. 2        Bestyrelsen afholder møde en gang om måneden, undtagen juli måned.

Stk. 3        Suppleanter deltager i bestyrelsens møder på lige fod med bestyrelsesmedlemmer, dog uden stemmeret.

Stk. 4        Bestyrelsen kan indkalde relevante personer til deltagelse i behandling af et eller flere punkter på et bestyrelsesmøde.

Stk. 5        Hvis et medlem af bestyrelsen ønsker at træde ud af bestyrelsen, overtager 1. suppleanten vedkommendes plads i bestyrelsen.

Stk. 6        Bestyrelsesmøderne planlægges frem til næste generalforsamling i aktivitetsplanen. På hvert bestyrelsesmøde fastlægges næste mødes dato, tidspunkt og mødested.

Stk. 7        Ekstraordinært bestyrelsesmøde afholdes hvis formanden eller to bestyrelsesmedlemmer anmoder herom. Anmodningen sendes til formanden med angivelse af motiveret dagsorden. Formanden indkalder bestyrelsen hurtigst muligt.

§ 3. Indkaldelse til bestyrelsesmøder

Stk. 1        Møderne indkaldes skriftligt af formanden – og i dennes fravær næstformanden - og udsendes af sekretæren, så vidt muligt med mindst 5 dages varsel. Varslet kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt.

Stk. 2        Med indkaldelsen skal fremsendes dagsordenen for mødet samt et eksemplar af det til brug for behandlingen af de enkelte emner nødvendige skriftlige materiale.

Stk. 3        Med indkaldelsen skal der endvidere i videst muligt omfang gives medlemmerne oplysning om baggrunden for de til behandling foreliggende emner.

Stk. 4        Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra forrige møde
3. Siden sidst
4. Økonomi
5. Opfølgning på igangværende sager
6. Eventuelt
7. Fastlægges af næste bestyrelsesmøde

Stk. 5        Herudover skal dagsordenen på det konstituerende bestyrelsesmøde (1. møde efter generalforsamlingen) også indeholde følgende punkter:

1. Valg af formand, næstformand, kasserer og sekretær
2. Gennemgang og eventuel revision af forretningsorden
3. Gennemgang og eventuel revision af arbejds- og ansvarsfordelingsplan for bestyrelsen
4. Nedsættelse af udvalg, gennemgang og revision af kommissorier for udvalgene
5. Fastlæggelse af aktivitetsplan/årshjul

Stk. 6        Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker et punkt optaget på dagsordenen, skal det sendes til sekretæren senest 7 dage før mødedatoen.

Stk. 7        Bestyrelsen kan i enstemmighed optage punkter til behandling på et bestyrelsesmøde ved mødets start.

§ 4. Bestyrelsesmødernes ledelse og beslutningsdygtighed

Stk. 1        Møderne ledes af formanden eller – i dennes forfald – næstformanden jf. vedtægterne § 6 stk. 5.

Stk. 2        Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden samt mindst 4 af de øvrige bestyrelsesmedlemmer er til stede jf. vedtægterne § 6 stk. 6.

Stk. 3        Bestyrelsesmedlemmerne – og andre tilstedeværende – har pligt til straks at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give tvivl om deres habilitet.

Stk. 4        De af bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpel stemmeflerhed.

Stk. 5        Ethvert medlem kan begære et behandlet punkt til afstemning, herunder skriftligt.

Stk. 6        Et bestyrelsesmedlem kan få sin korte, afvigende holdning til en beslutning ført til referat.

§ 5. Referat

Stk. 1        Sekretæren, eller ved dennes fravær, en af bestyrelsen udpeget stedfortræder, drager omsorg for, at der udarbejdes et referat fra bestyrelsens møder.

Stk. 2        Referatet udsendes pr. mail til bestyrelsesmedlemmerne hurtigst muligt og senest 1 uge efter et mødes afholdelse.

Stk. 3        Af referatet skal fremgå:
1) Hvem der har deltaget i mødet.
2) Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt, samt væsentlige synspunkter og oplysninger, der ønskes tilført protokollen.

Stk. 4        Har et bestyrelsesmedlem rettelser eller tilføjelser til referatet sendes disse hurtigst muligt til referanten.

Stk. 5        Referatet med eventuelt foretagne rettelser og tilføjelser godkendes på det efterfølgende bestyrelsesmøde.

§ 6. Udvalg

Stk. 1        Bestyrelsen kan af sin midte nedsætte ad hoc-udvalg til løsning af særlige sager.

Stk. 2        Ad hoc-udvalg kan suppleres med særligt sagkyndige.

Stk. 3        Bestyrelsen kan også nedsætte stående udvalg og arbejdsgrupper til at varetage arbejdet med specifikke arbejdsområder. f.eks. vandplejeudvalg, aktivitetsudvalg, juniorudvalg og søudvalg.

Stk. 4        Medlemmer af de stående udvalg og arbejdsgrupper udpeges af udvalgene selv blandt foreningens medlemmer, men udvalgene kan også suppleres med særligt sagkyndige, der kan deltage i udvalgets arbejde på lige fod, men uden stemmeret. Det er udvalgsformandens pligt at orientere bestyrelsen om til- og afgang af udvalgsmedlemmer.

Stk. 5        De stående udvalg og arbejdsgrupper refererer til bestyrelsen. Bestyrelsen udpeger formanden for udvalg, og er denne ikke medlem af bestyrelsen udpege et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til udvalget.

§ 7. Økonomi

Stk. 1        Kassereren har ansvaret for og dispositionsretten over årets budget, men kan uddelegere dispositionsretten helt eller delvis til bestyrelsesmedlemmer.

Stk. 2        Uddelegering af dispositionsretten skal godkendes af bestyrelsen.

Stk. 3        Ingen indtægt må oppebæres eller udgift afholdes uden baggrund i det vedtagne budget. Dispositioner, der ikke er indeholdt i det vedtagne årsbudget, skal forelægges bestyrelsen forinden dispositionen gennemføres.

Stk. 4        Over foreningens kontante midler og bankkonti disponerer kassereren – og/eller en anden af bestyrelsen bemyndiget person – efter bestyrelsens forskrifter.

Stk. 5        Kassereren har ansvaret for bogføring af indtægter og udgifter, samt udarbejdelse af årsregnskab.

Stk. 6        Kassereren har ansvaret for at påse at en given vare eller ydelse er leveret.

Stk. 7        På hvert bestyrelsesmøde fremlægger kassereren en status på foreningens økonomi.

§ 8. Regnskabet

Stk. 1        Udkast til årsregnskabet – bilagt bemærkninger og en løbende ajourført og afstemt medlemsfortegnelse – udarbejdes af kassereren og forelægges for revisionen så betids, at et af revisionen gennemgået årsregnskab kan udleveres til bestyrelsen på sidste bestyrelsesmøde før generalforsamlingen.

Stk. 2        Inden generalforsamlingen fremlægger kassereren det reviderede regnskab for bestyrelsen.

§ 9. Tavshedspligt

Stk. 1        Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt i de sager, som bestyrelsens flertal anser for fortrolige, med mindre et medlems udtalelser i disse sager ikke kan begrænses ifølge lovgivningen.

§ 10. Kommunikation, information og møder

Stk. 1        Formanden eller – i hans forfald – næstformanden varetager den interne og eksterne kommunikation i alle bestyrelsesanliggender mv., med mindre formanden uddelegerer opgaven helt eller delvis.

Stk. 1        I sager med uenighed mellem bestyrelsesmedlemmerne skal formanden oplyse, at kommunikationen beror på en flertalsafgørelse.

§ 11. Ændringer i forretningsordenen

Stk. 1        Ændringer i eller tillæg til denne forretningsorden kan kun foretages på et bestyrelsesmøde og kræver en tilslutning på mindst 5 bestyrelsesmedlemmer

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 3. marts 2020